Willkommen zu Zuhören, Fragen, Führen – deinem Podcast für bessere Mitarbeitergespräche und erfolgreiche Führung.

Lass mich direkt mit einer Frage starten: Hattest du schon mal das Gefühl, dass du eine klare Ansage gemacht hast – aber dein Team am Ende trotzdem etwas ganz anderes umsetzt? Oder dass alle in einem Meeting nicken, aber keiner wirklich weiß, was als Nächstes zu tun ist?

Dann bist du hier genau richtig! Heute sprechen wir über eine der größten Führungsfallen: Missverständnisse in der Kommunikation. Denn eine klare Anweisung bedeutet noch lange nicht, dass sie auch verstanden wurde!

In dieser Folge erfährst du:

• Warum Kommunikation in der Führung mehr ist als bloßes „Reden“
• Woran du erkennst, dass dein Team dich nicht wirklich verstanden hat
• Welche typischen Missverständnisse es gibt – und wie du sie vermeidest
• Und wie du sicherstellen kannst, dass deine Ansagen wirklich ankommen

Kommunikation ist das Rückgrat erfolgreicher Führung. Wenn du sie verbesserst, wirst du merken, wie dein Team produktiver arbeitet, klarere Entscheidungen trifft und du selbst weniger nachjustieren musst.

Lass uns direkt loslegen!

Was ist Kommunikation im Führungskontext?

Kommunikation im Führungskontext ist mehr als das bloße Weitergeben von Informationen. Es geht darum, dass deine Botschaft nicht nur gehört, sondern auch verstanden wird. Kommunikation ist ein Austausch. Sie besteht aus drei wesentlichen Elementen:

1. Senden: Du formulierst eine klare Botschaft.
2. Empfangen: Dein Team hört diese Botschaft.
3. Verstehen: Die Botschaft wird nicht nur aufgenommen, sondern auch in den richtigen Kontext gesetzt und richtig interpretiert.

Ein Beispiel: Du sagst deinem Team, dass ein Projekt bis nächsten Monat abgeschlossen sein muss. Doch für dein Team ist unklar, welche Schritte dafür priorisiert werden sollen. Hier fehlt ein entscheidender Teil: der gemeinsame Abgleich von Erwartungen.

Missverständnisse im Team vermeiden: Typische Anlässe für Kommunikation – positiv wie negativ

In deinem Alltag gibt es zahlreiche Situationen, in denen Kommunikation entscheidend ist. Hier sind einige typische Anlässe:

Hier sind einige typische Anlässe für Kommunikation – sowohl positive als auch negative:

Missverständnisse im Team vermeiden – Positive Kommunikation:

Lob und Anerkennung:
Nichts motiviert mehr als ehrliche Wertschätzung! Zeige deinem Team, dass du ihre Leistung siehst und anerkennst.
Beispiel: „Dein Bericht war wirklich detailliert und hat uns sehr geholfen, die nächsten Schritte zu planen. Danke für deine Sorgfalt!“
Tipp: Sei konkret! Ein allgemeines „Gut gemacht“ ist nett, aber eine präzise Rückmeldung zu einer Leistung ist viel wirkungsvoller.

Teilen von Erfolgen:
Feiere gemeinsam mit deinem Team erreichte Meilensteine. Das schafft Motivation und ein Gefühl der Zugehörigkeit.
Beispiel: „Wir haben das Projekt pünktlich abgeschlossen – das war ein großartiger Team-Effort! Besonders beeindruckt hat mich, wie gut ihr untereinander kommuniziert habt.“
Tipp: Erfolgsmomente nicht nur in großen Meetings teilen – eine spontane Anerkennung zwischendurch hat oft eine noch größere Wirkung.

Vision und Strategie vermitteln:
Ein starkes Team braucht eine klare Richtung. Teile regelmäßig, wohin die Reise geht und warum bestimmte Entscheidungen getroffen werden.
Beispiel: „Unser Ziel für dieses Quartal ist es, unsere Prozesse effizienter zu gestalten. Das bedeutet für uns konkret, dass wir in den nächsten Wochen verstärkt auf Automatisierung setzen.“
Tipp: Achte darauf, nicht nur Ziele zu kommunizieren, sondern auch das „Warum“ dahinter – so steigt die Akzeptanz und Motivation.

Missverständnisse im Team vermeiden – Negative Kommunikation:

Kritisches Feedback geben:
Nicht immer läuft alles rund – als Führungskraft musst du auch kritische Rückmeldungen geben. Entscheidend ist, wie du es tust.
Beispiel: „Ich habe gemerkt, dass die letzten Deadlines nicht eingehalten wurden. Lass uns gemeinsam anschauen, woran das liegt und wie wir es besser machen können.“
Tipp: Kritisiere konkret das Verhalten, nicht die Person. Und biete direkt eine Lösung oder Unterstützung an.

Veränderungen und neue Anforderungen kommunizieren:
Teams reagieren oft verunsichert auf Veränderungen. Umso wichtiger ist es, transparent zu sein und Fragen frühzeitig zu klären.
Beispiel: „Wir müssen aufgrund neuer Vorgaben das Budget anpassen. Das bedeutet, dass wir einige Projekte priorisieren müssen. Ich weiß, dass das eine Herausforderung ist – lasst uns gemeinsam schauen, wie wir das bestmöglich umsetzen.“
Tipp: Zeige Verständnis für mögliche Bedenken und lade dein Team aktiv dazu ein, Fragen zu stellen.

Krisen- oder Konfliktkommunikation:
Manchmal gibt es schwierige Situationen, die eine klare und besonnene Führung erfordern – ob interne Konflikte oder Probleme mit Kunden.
Beispiel: „Wir haben heute Morgen eine Beschwerde von einem Kunden erhalten. Anstatt Schuldzuweisungen zu machen, lasst uns gemeinsam analysieren, was passiert ist und wie wir in Zukunft solche Situationen vermeiden können.“
Tipp: Bleibe ruhig, sachlich und lösungsorientiert. Dein Team nimmt sich ein Beispiel an deiner Haltung.

In all diesen Situationen gilt: Missverständnisse im Team vermeiden gelingt, mit Klarheit, Empathie und Struktur. Die Art, wie du kommunizierst, beeinflusst maßgeblich die Arbeitsatmosphäre, die Motivation deines Teams und letztendlich den Erfolg eurer gemeinsamen Arbeit.

Missverständnisse im Team vermeiden: Wie wird deutlich, dass ein Team die Führungskraft nicht versteht?

Es gibt klare Anzeichen dafür, dass dein Team deine Botschaften nicht versteht:

• Missverständnisse: Aufgaben werden falsch ausgeführt oder Prioritäten verwechselt. Beispiel: Du sagst, dass ein Projekt dringend ist, und merkst später, dass es in der Bearbeitung ganz hinten gelandet ist.
• Nachfragen bleiben aus: Wenn niemand nachfragt, bedeutet das nicht unbedingt, dass alles klar ist – manchmal trauen sich die Mitarbeiter einfach nicht.
• Ergebnisse entsprechen nicht den Erwartungen: Dein Team liefert Ergebnisse, die nicht mit deiner ursprünglichen Vorgabe übereinstimmen.

Ein Indikator ist die sogenannte stille Zustimmung. Die Köpfe nicken, aber niemand hinterfragt oder wiederholt, was gerade besprochen wurde.

Um Hemmschwellen abzubauen, musst du als Führungskraft ein Umfeld schaffen, in dem sich Mitarbeiter sicher fühlen. Das Konzept der psychologischen Sicherheit ist hier entscheidend. Es beschreibt die Überzeugung, dass niemand im Team Angst haben muss, durch Fragen oder Rückmeldungen bloßgestellt oder abgewertet zu werden.

Konkret kannst du Folgendes tun:

• Rückfragen aktiv ermutigen: Sage klar, dass Fragen ein Zeichen von Interesse und Professionalität sind, nicht von Schwäche. Zum Beispiel: „Es ist mir wichtig, dass alle Klarheit über ihre Aufgaben haben. Gibt es etwas, das wir noch klären sollten?“
• Dankbarkeit zeigen: Wenn jemand eine Frage stellt, bedanke dich ausdrücklich dafür. Zeige, dass du Fragen wertschätzt.
• Eigenes Beispiel setzen: Stelle selbst Fragen an dein Team, um zu zeigen, dass niemand „alles wissen“ muss.

Woran erkenne ich, dass ich mich verbessert habe?

Wenn du deine Kommunikation optimierst, wird sich das spürbar in deinem Team zeigen:

• Mehr Rückfragen: Dein Team fragt nach, um sicherzugehen, dass es dich richtig verstanden hat.
• Bessere Ergebnisse: Aufgaben werden klar priorisiert und korrekt ausgeführt.
• Offene Kommunikation: Mitarbeiter fühlen sich sicher, auch Unklarheiten oder Meinungsverschiedenheiten anzusprechen.

Ein Beispiel: Du gibst deinem Team eine neue Aufgabe und fragst am Ende: „Was habt ihr aus meiner Ansage mitgenommen?“ Ein Teammitglied wiederholt: „Du möchtest, dass wir das Budget bis nächste Woche finalisieren und die Präsentation dazu vorbereiten.“ – So siehst du, dass deine Botschaft angekommen ist.

Es gibt drei zentrale Indikatoren, die dir zeigen, dass du dich als Kommunikator weiterentwickelt hast:

1. Zunehmende Rückfragen: Wenn dein Team öfter nachfragt, zeigt das, dass deine Ansprache offener und klarer geworden ist. Rückfragen sind ein positives Signal – sie bedeuten, dass dein Team aktiv zuhört und verstehen will.
2. Bessere Ergebnisse: Aufgaben werden genauer umgesetzt, Missverständnisse nehmen ab, und dein Team liefert häufiger Ergebnisse, die deinen Erwartungen entsprechen.
3. Feedback deines Teams: Frage regelmäßig nach, wie dein Team deine Kommunikation wahrnimmt. Zum Beispiel: „Fühlt ihr euch gut informiert, oder gibt es etwas, das wir verbessern sollten?

Welche Stolperfallen gibt es aus der Sicht der Führungskraft und der Mitarbeiter?

1. Zu viele Informationen auf einmal
   Eine der häufigsten Stolperfallen ist, dass Führungskräfte in ihrer Ansprache zu viele Details in einem Zug vermitteln möchten. Dadurch wird die Botschaft unübersichtlich und wichtige Punkte gehen verloren. Stell dir vor, du leitest ein Meeting und präsentierst deinem Team in einem einzigen Satz eine neue Strategie, drei Meilensteine und eine Deadline – das überfordert jeden. Die Lösung? Gliedere deine Ansagen und fokussiere dich auf die Kernpunkte.
2. Unklare Sprache
   Begriffe wie „schnellstmöglich“ oder „bald“ sind typisch für unklare Ansagen. Während „bald“ für dich in zwei Tagen bedeutet, könnte dein Team es als „irgendwann in der nächsten Woche“ interpretieren. Klare Zeitangaben, wie „Bitte bis Freitag um 15 Uhr“, verhindern Missverständnisse.
3. Fehlender Abgleich
   Führungskräfte neigen oft dazu, nach der eigenen Ansage davon auszugehen, dass alles verstanden wurde. Doch stilles Nicken bedeutet nicht automatisch, dass die Botschaft wirklich angekommen ist. Wenn du darauf verzichtest, deine Ansage von deinem Team in eigenen Worten wiederholen zu lassen, riskierst du Missverständnisse.
4. Zeitdruck und Stress
   Unter Druck wird Kommunikation oft hektisch, und Führungskräfte formulieren ihre Botschaften weniger klar. Ein Beispiel: In einer stressigen Projektphase ruft ein Teammitglied plötzlich an, und du sagst kurz angebunden: „Machen Sie das einfach fertig.“ Aber was genau ist „das“? Stress sorgt dafür, dass wir Annahmen treffen, die unsere Kollegen jedoch nicht teilen.

Stolperfallen aus Sicht der Mitarbeiter

1. Hemmschwellen bei Rückfragen
   Viele Mitarbeiter haben Angst, Rückfragen zu stellen, weil sie befürchten, dass dies negativ auf sie zurückfallen könnte. Vielleicht denken sie, sie wirken inkompetent oder stören den Ablauf. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter versteht eine Aufgabe nicht ganz, traut sich aber nicht, nachzufragen – am Ende wird die Aufgabe falsch ausgeführt.
2. Missverständnisse durch individuelle Interpretation
   Jeder Mensch hat einen eigenen Erfahrungshorizont, der beeinflusst, wie Informationen verstanden werden. Wenn die Anweisungen zu allgemein sind, interpretiert jeder sie auf seine Weise. Das führt zu Abweichungen, die vermeidbar wären.
3. Fehlender Kontext
   Mitarbeiter können Aufgaben oder Entscheidungen oft nicht richtig einordnen, wenn ihnen der Gesamtzusammenhang fehlt. Eine Aufgabe, die isoliert betrachtet unsinnig erscheint, kann mit der richtigen Erklärung logisch und nachvollziehbar werden.

Was kannst du konkret tun, um genauer zu kommunizieren?

Es gibt viele digitale Tools und Methoden, die dir helfen, deine Kommunikation zu strukturieren und transparenter zu machen:

1. Projektmanagement-Tools: Plattformen wie Trello, Asana oder Microsoft Teams ermöglichen es, Aufgaben klar zu definieren, Prioritäten zu setzen und Deadlines zu visualisieren. Dein Team sieht sofort, worauf es ankommt.
2. Feedback-Plattformen: Tools wie Officevibe oder CultureAmp bieten dir die Möglichkeit, anonymes Feedback einzuholen. Das hilft besonders, wenn Mitarbeiter anfangs zurückhaltend sind.
3. Checklisten und Vorlagen: Nutze einfache Checklisten oder Meeting-Agenden, um strukturierte Kommunikation sicherzustellen. Zum Beispiel: „Was ist das Ziel dieses Meetings? Was sind die nächsten Schritte?“

Hier sind fünf Schritte, die dir helfen, klarer zu kommunizieren:

1. Verwende klare Sprache: Statt „schnellstmöglich“ sagst du: „Bitte bis Freitag um 15 Uhr.“
2. Nutze das Prinzip der Rückmeldung: Bitte dein Team, deine Ansagen in eigenen Worten zu wiederholen.
3. Strukturiere deine Botschaft: Starte mit dem „Warum“, erkläre dann das „Was“ und schließe mit dem „Wie“.
4. Ermutige Rückfragen: Formuliere offene Einladungen wie: „Gibt es etwas, das wir noch klären sollten?“
5. Baue regelmäßige Check-ins ein: Verfolge den Fortschritt gemeinsam mit deinem Team, um Missverständnisse frühzeitig zu klären.

Damit du das Thema gezielt in deinen Führungsalltag integrieren kannst, lade ich dich ein, über die folgenden drei Fragen nachzudenken. Nimm dir einen Moment Zeit, um ehrlich zu reflektieren – vielleicht erkennst du Muster in deiner eigenen Kommunikation, die du optimieren kannst.

Drei Reflexionsfragen:

1. Gab es in den letzten Wochen eine Situation, in der mein Team eine Anweisung oder ein Ziel falsch verstanden hat? Wie habe ich darauf reagiert?
2. Wie gehe ich mit fehlenden Rückfragen um? Sehe ich es als positives Zeichen oder als potenzielles Missverständnis?
3. Wann habe ich das letzte Mal bewusst überprüft, ob mein Team meine Ansage richtig verstanden hat? Welche Methode habe ich dafür genutzt?

Drei To-Dos für die kommende Woche:

1. Rückfrage-Routine etablieren: Beende mindestens ein Meeting oder ein Gespräch mit der Frage: „Könnt ihr mir kurz zusammenfassen, was ihr aus meiner Ansage mitnehmt?“ Das gibt dir direkt Feedback über die Verständlichkeit deiner Kommunikation.

2. Feedback aktiv einholen: Bitte einen Mitarbeiter oder eine Kollegin um ehrliches Feedback: „Wie verständlich empfindest du meine Ansagen? Gibt es etwas, das ich verbessern könnte?“

3. Klarheit durch Struktur verbessern: Nimm dir vor, eine Ansage oder Anweisung bewusster zu formulieren. Nutze klare Zeitangaben („bis Freitag um 15 Uhr“ statt „so schnell wie möglich“) und erläutere das „Warum“ hinter der Aufgabe.

Wie sorgst du dafür, dass dein Team dich wirklich versteht? Welche Methoden nutzt du, um Missverständnisse zu vermeiden?

Teile deinen persönlichen Führungstipp der Woche mit mir auf LinkedIn, Instagram oder per Nachricht. Vielleicht stelle ich genau deinen Tipp in einer der nächsten Folgen vor!

Das war unsere heutige Folge zum Thema „Wie erkenne ich, ob mein Team wirklich verstanden hat, was ich kommuniziere?“

Eine klare Kommunikation ist der Schlüssel zu Vertrauen, Produktivität und starken Ergebnissen in deinem Team. Nimm dir die Zeit, nicht nur zu senden, sondern auch zu überprüfen, ob deine Botschaft angekommen ist.

Zum Abschluss eine Frage an dich: Was ist dein persönlicher Tipp, um sicherzustellen, dass dein Team deine Ansagen versteht? Schreib mir deinen Führungstipp der Woche auf LinkedIn, Instagram oder per Nachricht. Vielleicht stelle ich genau deinen Tipp in einer der nächsten Folgen vor!

Danke, dass du heute wieder dabei warst. Ich freue mich, dich auch in der nächsten Episode von Zuhören, Fragen, Führen begrüßen zu dürfen. Bis bald!